Sedan ett antal år tillbaka använder Varbergs kommun Skype för sin telefoni. Kommunen var först i Sverige med detta och lösningen kom på plats 2016.
Men nu börjar avtalen löpa ut och det har blivit dags för nästa steg – nämligen att Varberg som första kommun i Sverige ska börja använda Microsoft Teams för sin telefoni.
Men beslutet är inte okontroversiellt. Kommunens eget dataskyddsombud har en rad invändningar och beslutet kan komma att visa sig vara olagligt.
– Det är inte roligt att ta ett sådant här beslut. Det blir så tydligt att Microsoft har en monopolställning. Det finns inga andra alternativ, säger servicenämndens ordförande Tobias Carlsson (L).
Det som gör beslutet kontroversiellt är att amerikanska myndigheter kommer att få möjlighet att komma åt de uppgifter som går genom kommunens telefoner. Detta kan tyckas oskyldigt – varför skulle USA ha intresse av vad som sägs i varbergarnas telefonlurar? – men frågan är av stor principiell betydelse eftersom det kan röra sig om mycket känsliga uppgifter om kommunens invånare. Dessutom kan dessa uppgifter i sin tur matchas mot andra register och konsekvenserna ur integritetssynpunkt blir svåröverskådliga.
Varbergs kommuns eget dataskyddsombud Karin Malmsten var i sitt yttrande inför servicenämndens beslut tydlig med att det är juridiskt tveksamt att använda sig av Teams-telefoni: ”Mot bakgrund av det aktuella rättsläget finns all anledning till försiktighet och noggrant övervägande innan den aktuella behandlingen införs. Konsekvenserna om riskerna med exponeringen för leverantör i USA verkställs, är enligt min mening att ni inte kan garantera tillräckligt skydd för personuppgifterna”, skriver hon i sitt yttrande.
Men ändå valde en enhällig servicenämnd att klubba igenom beslutet.
– Som vi ser det så är beslutet lagligt. Men om det skulle visa sig att det inte är det så kan det bli tal om stora kostnader i form av viten för kommunen. Det är ett beslut som är förknippat med risker. Men det finns inga realistiska alternativ på marknaden, säger Tobias Carlsson (L).
Enligt Tobias Carlssons uppfattning är Microsoft Teams det enda realistiskt existerande alternativet på världsmarknaden när nu Skype börjar avvecklas. En lokal lösning vore inte praktiskt genomförbar, menar han.
– Bara att förvara en krypteringsnyckel kräver en säkerhetslösning av Fort Knox-typ. De resurserna har vi inte i Varbergs kommun.
Men när det gäller sådana säkerhetslösningar är jätteföretaget Microsoft väl rustat. Och dessutom blir det billigt för kommunen att gå över till Teams – kostnaden blir hälften mot den nuvarande lösningen, enligt beslutsunderlaget.
Men efter beslutet har nya uppgifter tillkommit. I ett kompletterande yttrande skriver dataskyddsombudet Karin Malmsten att hon nu fått klart för sig att beslutet är olagligt.
Hon har nämligen hittat belägg för att det – i motsats till vad som hävdas i servicenämndens beslut – faktiskt finns andra alternativ tillgängliga på marknaden.
”Av en nyligen gjord upphandling i Kungsbacka kommun har exempelvis telefonoperatören Telenor kunnat visa att de uppfyller krav på behandling av personuppgifter inom EU/EES inom telefoni”, skriver hon i yttrandet.
”Det betyder att förutsättningarna för min bedömning [...] när det gäller Teams telefoni förändrats. [...] Min bedömning är att den tilltänkta behandlingen, såvitt den inbegriper personuppgifter av något slag, inte är förenlig eller på något sätt följsam mot dataskyddsförordningen”.
Tobias Carlsson medger att de nya uppgifterna från dataskyddsombudet har förändrat situationen.
– Vi diskuterar det nya yttrandet just nu. Och vi har bett förvaltningen att pausa processen så länge, säger Carlsson.
Enligt dataskyddsombudet finns också möjligheten att inhämta ett yttrande från Integritetsskyddsmyndigheten (tidigare Datainspektionen) i frågan. Men något sådant förhandsbesked har inte inhämtats.
Hur kommer det sig att ni inte tog in ett yttrande från Integritetsskyddsmyndigheten innan ni fattade ert beslut?
– Det har med tiden att göra. Vi måste lösa detta nu, annars får vi förlänga med Skype och det är inte heller oproblematiskt, säger Carlsson.
